A rotina de um escritório contábil é bastante intensa, com informações de vários clientes, atendimento, orientação, a própria gestão e pequenos imprevistos que podem surgir e comprometer a produtividade da equipe.
A partir disso, listamos alguns pontos que podem ajudar a otimizar a produtividade do seu negócio. Afinal, você quer que seu escritório lucre e cresça constantemente.
Tipos de ações que aumentam a produtividade
Duas ações podem ser tomadas para auxiliar no aumento da produtividade: aquelas voltadas para os serviços oferecidos aos clientes e as direcionadas aos colaboradores. A primeira representa a otimização dos processos internos do escritório a partir da implementação de ferramentas específicas.
Já a segunda, é capaz de transformar o ambiente corporativo e incentivar o comportamento da equipe, o que ajuda a tornar o escritório mais propício para o trabalho em equipe, diminui a concorrência e ainda pode incentivar o alcance de metas. O ideal é que essas duas ações sejam trabalhadas em conjunto para potencializar os resultados.
Dicas para otimizar a produtividade o seu escritório
- Reconheça o trabalho dos seus colaboradores
Elogios são importantes, mas o reconhecimento deve gerar algum benefício para o profissional, como algum prêmio ou até mesmo alguma oportunidade de crescimento na empresa.
Pense em incluir em seu planejamento anual gastos futuros com reconhecimento motivacional. Essa recompensa ajuda no aumento da produtividade, na melhoria da cultura organizacional e também na felicidade dos colaboradores.
- Invista em inovações tecnológicas
Inovações não são sinônimos de softwares elaborados. Para começar você pode utilizar ferramentas gratuitas para a gestão de projetos e até comunicação interna. Automatizar é fundamental para quem lida com muitos números e também para se manter atualizado quanto à legislação.
Além disso, você pode automatizar a gestão do seu escritório utilizando um sistema ERP, que é capaz de reunir informações de todos os departamentos em um só lugar, que é muito mais seguro do que um almoxarifado, já que os dados são armazenados na nuvem,
- A contabilidade digital deve ser uma aliada
É por meio da internet e de ferramentas que há a interação contábil entre seu escritório e a empresa de seu cliente. Utilizando um sistema de integração é possível visualizar os dados dos clientes que foram inseridos e exportá-los para o seu sistema.
Assim, as tarefas podem ser atualizadas e organizadas, evita que você faça ligações constantes para pedir documentos, melhora a comunicação, reduz a necessidade de papéis e otimiza o tempo da equipe.
- Melhore a comunicação com seus clientes
Erros ou falta de comunicação podem atrapalhar a rotina do seu escritório, seja em relação a enviar ou receber documentos, calcular impostos, realizar o fechamento contábil. Por isso, além de educar os clientes, é preciso manter um equilíbrio entre o atendimento humano e o digital.
Assim, além de melhorar a comunicação com os clientes, você também otimiza processos e a eficiência do seu escritório!
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