Quem está empreendendo no Brasil sabe que é preciso ficar atento às leis fiscais para não deixar nenhum documento passar em branco, e o envio do SPED Fiscal é uma forma de facilitar o envio das escriturações fiscais exigidas mensal mesmo às empresas.
O SPEED tem como objetivo a unificação das escrituras de documentos fiscais e outros documentos relevantes para o fisco, para aumentar a transparência nas transações das empresas perante o governo.
O que é o SPED Fiscal?
É obrigação de toda empresa detalhar ao fisco todas as movimentações financeiras, sejam entradas ou saídas. Para isso, foi criado o Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), um sistema para informatizar os processos entre as empresas contribuintes e o fisco.
Parte dele é o SPED Fiscal, um arquivo digital que conta com todas as informações exigidas pelo fisco estadual e Receita Federal no país, como:
- Escrituração de documentos fiscais de mercadorias e de serviços;
- Registros de impostos;
- Controles de produção e estoque;
- Registros de entradas e saídas (produtos, transporte e serviços com ICMS);
- Apuração do ICMS;
- Apuração do IPI
- Informações de lucro;
- CIAP (Controle de Crédito de ICMS);
- Inventário;
- Informações adicionais.
O SPED Fiscal existe para garantir que as empresas estejam atuando em conformidade com a lei no âmbito fiscal. Por esse motivo, o envio digital deve ser feito mensalmente, já que o processo garante que a empresa está cumprindo com as suas responsabilidades fiscais e elimina os riscos de pagamento de juros e multas.
Mas como fazer?
Para a realização do SPED Fiscal, a Receita Federal disponibiliza um programa chamado Programa Validador e Assinador (PVA), por onde o contribuinte deve submeter as informações extraídas do sistema de gestão de sua empresa em formato TXT. Caso sua empresa não conte com um sistema informatizado de gestão, é possível incluir as informações fiscais manualmente no programa, mas exige mais tempo.
Depois que todos os dados foram incluídos e validados no PVA, basta fazer a assinatura digital no próprio programa, com o uso de um certificado digital previamente autorizado, e enviar os dados à Receita Federal.
Para fazer o download do PVA, o contribuinte deve acessar o site da Receita Federal.
O prazo de entrega do SPED Fiscal pode depender do perfil de enquadramento da empresa e da legislação estadual vigente. Mas de forma geral, a entrega deve ser feita mensalmente, abrangendo as operações do período entre o primeiro e o último dia do mês anterior.
O SPED foi criado para facilitar as rotinas fiscais das organizações e com isso trouxe alguns benefícios importantes:
- Diminuição de gastos
Com a digitalização do processo, os custos para as empresas diminuíram consideravelmente, sendo esse um dos pontos positivos do SPED Fiscal.
- Otimização de tempo
Quando integrado ao sistema de gestão da companhia, otimiza tempo dos colaboradores, já que com as informações sendo atualizadas, o preenchimento e validação do SPED Fiscal é feito em alguns cliques. Isso permite que seus funcionários percam menos tempo em tarefas extremamente burocráticas e possam investir mais em tarefas estratégicas, aumento a produtividade de toda a equipe.
- Segurança
A segurança das informações transmitidas por meio do sistema do SPED Fiscal é maior, já que não passa por tantos intermediários até chegar ao seu destino final, a Receita Federal. Além disso, tudo é feito em um ambiente digital criptografado e validado mediante assinatura eletrônica, emitida por sua entidade regulamentadora.
- Legalização da empresa
Com o SPED Fiscal ficou muito mais fácil para as empresas cumprirem com os compromissos legais e fiscais, já que os processos de escriturações podem ser feitos de forma prática, rápida e digital.
- Menos falhas
Uma das vantagens que os procedimentos digitalizados nos proporcionam é a diminuição de erros humanos e esse também é um benefício do uso do sistema PVA para o envio e validação do SPED Fiscal.
O ideal é investir em um bom software de gestão, que faça a exportação dos documentos e informações necessárias para facilitar na hora de realizar o SPED Fiscal do mês.
Outra dica importante é fazer a revisão dos documentos inseridos no sistema e investir no treinamento dos colaboradores e na educação contábil e tributária nos setores administrativos, para que todos os procedimentos da empresa sigam o mesmo padrão de qualidade.
Vale lembrar que todas as organizações contribuintes do ICMS têm a obrigação de enviar e validar as informações do SPED Fiscal, portanto, não deixe para depois a legalização de sua empresa.
