Você pode imaginar o mundo sem a tecnologia? Pode até ser que algumas pessoas se adaptariam facilmente, mas o fato é que o uso de celulares, smartphones, tablets, aplicativos e inúmeras outras ferramentas trazem ao dia a dia a praticidade necessária para otimizar o tempo e facilitar, e muito, a vida.
Os contadores que utilizam as ferramentas de gestão como estratégia, aliadas às inovações em processos, podem ir muito além da melhoria dos serviços prestados, ou seja, passam a oferecer mais valor aos clientes.
Vejamos 5 ferramentas de gestão para contadores que você não pode perder. Continue a leitura!
1. Software de gestão
SPEDs, ECF-Fiscal, ECD-Contábil, NF-e, tantas outras obrigações fiscais, tributárias e contábeis fazem parte da rotina de um escritório contábil.
Com a alta carga de responsabilidades e exigências dos órgãos fiscalizadores, aderir a um software de gestão é a melhor solução para automatizar processos rígidos e cansativos.
Assim, é possível importar diretamente do sistema do cliente os dados das notas fiscais eletrônicas através dos arquivos XML, eliminando de vez a redigitação. Isso significa maior produtividade e uso otimizado do tempo para fazer o que realmente é importante.
2. Trello
É uma ferramenta de gerenciamento de projetos que auxilia a organizar as tarefas do dia a dia, as prioridades e o melhor, é versátil e ajustável as necessidades do usuário.
O Trello é composto pelos chamados “Boards”, quadros que reúnem inúmeras informações e listas. Assim, é possível criar quantos Boards você quiser, todos com seus assuntos específicos.
Além disso, existem os “Card”‘, ou cartões, que são colunas de listas nas quais você pode escrever comentários, adicionar links, salvar anexos, determinar prazos e inserir imagens e outros recursos. Os cartões podem ser movimentados entre as colunas dos Boards de forma que possam ser ajustados conforme o assunto e a prioridade.
A grande vantagem do Trello está na possibilidade de utilizar a ferramenta para trabalhos em equipe. Assim, é possível compartilhar os Boards com qualquer outro usuário que tenha cadastro, e assim marcar às pessoas em múltiplos cartões — um jeito fácil de monitorar o desempenho e a produtividade.
3. Infogr.am
É uma ferramenta de visualização de dados que transforma números numa forma mais fácil de interpretação. Ou seja, importando os dados para o Infogr.am é possível criar gráficos e infográficos rápidos e compartilhá-los entre os diversos usuários.
Para o contador é uma importante ferramenta de gestão, uma vez que possibilita que mais de 30 tipos de gráficos possam ser estilizados conforme a necessidade.
A grande vantagem do Infogr.am é que ele faz a integração com outras ferramentas, como Google Sheets, o que facilita na importação dos dados e o compartilhamento dos gráficos.
4. Runrun.it
É uma das melhores ferramentas de gestão para contadores! Entre os principais processos que a integram de destacam:
- abertura de empresas;
- cálculo de honorários, acompanhamento de rotinas contábeis;
- apuração e envio de impostos com lembretes;
- recepção, triagem e conferência de documentos, etc.
Ao utilizar a ferramenta, o contador passa a realizar um gerenciamento eficaz de todo seu fluxo de trabalho. Isso significa que por meio dessa ferramenta é possível saber qual tarefa é importante e qual deve ser priorizada. Com o Runrun.it isto é feito quase que instantaneamente, já que a ferramenta emite um lembrete alertando sobre o que precisa ser feito.
Além disso, é possível ter acesso a relatórios e um controle interno do escritório contábil mais eficiente, com foco no desempenho da equipe e no andamento das tarefas.
5. Dropbox e Google Drive
O modelo de computação em nuvem vem se destacando. Tanto o Dropbox quanto o Google Drive são sistemas de compartilhamento de arquivos que possibilitam receber e enviar documentos dos clientes, receber notas fiscais e recibos digitalizados, contratos de prestação de serviços e tantas outras informações do escritório e do cliente.
Ambas as ferramentas tornam o acesso mais rápido e fácil, podendo acessar as informações de qualquer hora, de qualquer lugar e em qualquer dispositivo, bastando apenas acesso à internet.
O Dropobox e o Google Drive possibilitam a sincronização em quantos computadores forem necessários ou podendo ainda ser acessados diretamente no site da ferramenta.
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