Na contabilidade temos vários arquivos obrigatórios, e cada ramificação tem alguns seus arquivos particulares. No departamento contábil temos o ECD (escrituração contábil digital) e ECF (escrituração contábil fiscal); no Fiscal temos os Sped’s ICMS e IPI, contribuições e o síntegra, e no departamento pessoal temos a Sefip, Caged, RAIS e DIRF.
Mas você sabe para o que é utilizado cada arquivo da folha de pagamento descrito acima? Se não, continua lendo esse post que a RTA te ajuda a entender um pouquinho mais sobre eles.
Iniciamos pelo Caged – A sigla quer dizer Cadastro Geral de empregados e desempregados. Mas o que isso quer dizer? Como o próprio nome diz, é para cadastrar os empregados e os desempregados. A transmissão é feita pelo site (https://caged.maisemprego.mte.gov.br/) ou pelo programa validador. A sua entrega é obrigatória toda vez que um funcionário for contratado ou demitido. O CAGED caiu em desuso esse ano pois o e-social já o substituiu na maioria das empresas, mas muitos contribuintes continuam transmitindo por segurança.
O próximo arquivo que deve ser transmitido é a Sefip (Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social). Esse arquivo é enviado para o recolhimento do FGTS e INSS mensal da empresa. Esse é o único arquivo a ser transmitido 13 vezes no ano, pois o valor referente ao INSS do 13º salário, deve ser recolhido em guia separado. Já o FGTS é recolhido juntamente com a guia do mês, ou seja, caso o valor do 13º de algum funcionário seja pago no mês de junho, o valor do FGTS referente ao valor do 13º, será pago na guia mensal de FGTS. Através desse arquivo também é transmitido motivos de rescisões, como, por exemplo, pedido de demissão, demissão sem justa causa, entre outros.
O terceiro arquivo é a RAIS (Relação Anual de Informações Sociais). A função mais conhecida por todos, é que por essa obrigação é liberado o valor do PIS (programa de integração Social), que é no valor de um salário mínimo do ano referência. Para receber esse valor, a pessoa não pode ter recebido mais de dois salários mínimos em nenhum dos meses do ano anterior ao do recebimento. Esse valor também é proporcional a quantidade de meses trabalhados.
E por último temos a DIRF (declaração do imposto de renda retido na fonte). Esse arquivo é enviado com as remunerações e valores de IR retidos na folha de cada funcionário. Caso não tenha nenhum valor retido, sua entrega é facultativa. Temos a parte fiscal desse arquivo obrigatório também que envolve aluguel, venda de veículos, venda de imóveis, entre outros rendimentos. Essa declaração também sai o informe de rendimentos para o Imposto de Renda da Pessoa Física (IRPF) tão conhecido por todos os brasileiros.
Esses são os arquivos da folha de pagamento, os quais serão substituídos todos pelo e-social, que envolverá todas essas informações. Lembrando que todas essas informações podem ser feitos direto no validador, porém nem sempre é viável, visto que algumas empresas tem milhares de funcionários, e cadastrá-los um por um seria um pouco trabalhoso.
E você transmite todas essas obrigações para os seus clientes? A RTA Sistemas pode te ajudar gerando o arquivo para a transmissão.