A transformação digital chegou como uma promessa de revolução nos mais diversos setores da economia. Com ela, ficou evidente que os governos precisam se adequar às novas práticas vigentes se quiserem manter uma fiscalização eficaz.
Quando uma inovação surge, é comum que ela traga certas dúvidas e incertezas até que seja plenamente compreendida e aplicada. A nota fiscal eletrônica não é uma exceção a essa regra.
A Nf-e surgiu como uma demonstração de que a Receita Federal está se ajustando às novas tecnologias para continuar atuante. Porém, esse processo deixou algumas questões no ar, principalmente sobre o armazenamento de Nf-e.
Para se informar melhor sobre esse assunto, continue lendo o artigo e entenda o que é uma Nf-e e quais as melhores práticas para armazená-la.
O que é Nf-e
A nota fiscal eletrônica (Nf-e) é um arquivo digital que guarda as informações exigidas pela Receita Federal e substitui as notas de papel. O seu formato é o XML, um tipo de arquivo eletrônico que obedece ao padrão de escrituração fiscal nacional.
O objetivo da Nf-e é facilitar a fiscalização de empresas e outras instituições com o intuito de reduzir o risco de erros e combater a sonegação fiscal.
Período de armazenamento de Nf-e
Embora algumas empresas tenham a prática de não guardar suas notas fiscais eletrônicas, por lei o armazenamento de Nf-e deve perdurar por no mínimo de 5 anos. Dessa forma, caso a empresa não tenha as notas para apresentar ao fisco, ela pode sofrer severas sanções da Receita Federal, uma vez que sonegação fiscal é crime.
É importante ressaltar que guardar a nota não é um dever apenas de seu emissor, a empresa que a recebe também tem essa responsabilidade. Por exemplo, se o serviço de uma transportadora é utilizado por uma empresa, tanto transportadora quanto quem a contratou têm o dever de armazenar a Nf-e pelo período estipulado por lei.
Cuidados no armazenamento de Nf-e
Uma vez que a Nf-e tem um formato XML, um arquivo digital, ela não ocupa muito espaço e pode ser salva em CDs, pendrives, HDs externos e até mesmo em notebooks e desktops. O problema é que essa forma de armazenamento não é segura, pois caso algum desses itens seja danificado a nota poderia ser perdida.
Felizmente a inovação tecnológica também cria soluções para problemas como esse! Isso porque por meio de softwares conectados a plataformas de gestão de documentos fiscais, que fazem o registro das notas fiscais eletrônicas em nuvem, é possível fazer o armazenamento de Nf-e de uma forma segura.
Uma solução também é implementar um servidor próprio e realizar o serviço periódico de backup, porém isso gera um custo significativo. Sendo assim, o armazenamento em nuvem também se apresenta como uma solução mais econômica.
Principais vantagens do uso de Nf-e
Quando as notas estão guardadas em serviços de nuvem, também há a comodidade de ter acesso a elas em qualquer lugar do mundo, o que se traduz em mais agilidade e menos custos com o transporte de documentos.
Por fim, é importante relembrar que guardar as notas fiscais eletrônicas por um período de 5 anos é uma exigência legal e que o descumprimento dessa norma pode resultar em problemas com a Receita Federal.
Com o advento da transformação digital, o jeito de fazer negócios tende a mudar drasticamente e inovações e exigências vão surgir. A Nf-e é apenas uma delas.
Agora que você já sabe o que é e como fazer o armazenamento de Nf-e, continue no nosso blog para se informar a respeito das mudanças que a transformação digital já tornou possíveis — e conhecer seus custos e benefícios.
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