Alcançar o equilíbrio financeiro é uma das principais metas de uma empresa, pois é a partir daí que o ela tende a alavancar seus resultados. No entanto, chegar a esse patamar não é tarefa fácil. Muitas vezes, esse equilíbrio está diretamente ligado ao controle das contas a pagar e receber.
Uma gestão ineficiente do setor financeiro pode causar sérios problemas para a solvência da empresa, fazendo com que ela tenha mais dificuldades em honrar com suas obrigações, não tenha poder de barganha e prejudicando o entendimento da real situação do negócio.
Neste post, listamos os principais erros a ser evitados na gestão de contas a pagar e receber.
Continue a leitura e confira!
O que são contas a pagar e receber?
Esses subsistemas têm por prioridade gerar dados e movimentar suas atividades para mandar uma informação canalizada para o sistema principal. O financeiro analisa essas informações e planeja seu fluxo de caixa, organizando de forma eficiente os desembolsos de caixa ou equivalentes de caixa com os recebimentos.
O subsistema de contas a pagar tem por finalidade manter em dia os compromissos financeiros que a empresa adquiriu. Para isso, ele organiza as demandas conforme as datas de pagamento, verifica o lançamento das notas fiscais, analisa a retenção dos impostos e realiza a conciliação bancária.
Já o contas a receber é responsável por todo valor auferido. Ele deverá baixar as faturas corretamente, contribuindo para que a empresa opere sempre com a perspectiva correta do montante que realmente tem a receber.
O contas a receber também é quem faz todos os encaminhamentos bancários e controle das cobranças. É costumeiro que uma pequena parcela dos clientes seja responsável pela maior movimentação financeira; logo, cabe ao contas a receber garantir que esses clientes efetuem seus pagamentos em dia, dentro das provisões da empresa.
Quais são os erros mais comuns cometidos na gestão de contas a pagar e receber?
Mesmo sendo de suma importância dentro da empresa, a gestão de contas a pagar e receber rotineiramente é negligenciada. Veja os principais erros cometidos nesses setores:
1. Negligenciar os prazos de vencimento
Pagar suas despesas fora do prazo acarreta juros e multas, consequentemente diminuindo o resultado da empresa. Muitos gestores não costumam prestar atenção de quanto pagam de juros por mês, o que é um grande erro — R$1,00 ou R$2,00 em cada boleto pode não parecer uma grande diferença, porém quando somados eles podem se tornar os culpados pela falta de lucro do seu negócio.
2. Deixar o fluxo de caixa desorganizado
O fluxo de caixa é a principal ferramenta utilizada pelos gestores de sucesso. Nele deverá constar todas as entradas e saídas, observando exatamente a data em que a operação acontecerá.
Muitas vezes, as duplicatas a receber são provisionadas pelo seu total, quando na verdade o recebimento será parcelado. Dessa forma, o gestor estará contando com um dinheiro que na verdade não entrará na data mencionada.
O fluxo deve ser alimentado com as datas em que realmente ocorrem as entradas e saídas. Também é de suma importância que todas as operações sejam registradas, pois só assim o empreendedor terá uma visão correta da real situação da empresa.
3. Não cuidar do ciclo financeiro
Não observar as principais datas de recebimentos de valores é um dos erros que mais prejudicam a empresa, pois adquirir dívidas com pagamentos para datas anteriores aos recebimentos resulta diretamente na redução do capital de giro da empresa.
Por isso, observe sempre o ciclo de pagamentos da empresa e tente antecipar os recebimentos. Dessa forma, no momento do pagamento a empresa terá capital suficiente para pagar todas as despesas, não precisando obter empréstimos e financiamentos.
4. Não utilizar um software de gestão
A tecnologia facilitou muito a vida dentro das organizações, e não utilizar esses recursos para viabilizar e agilizar os processos é um grande erro. Hoje, os sistemas de gestão geram relatórios que permitem ao gestor planejar, além de mensurar as ações ocorridas.
Todos esses cuidados são fundamentais para alcançar o sucesso empresarial. Por isso, não deixe de cuidar das contas a pagar e receber.
Agora que você conheceu os principais erros de gestão do contas a pagar e receber, conheças também as vantagens da antecipação de recebíveis para o escritório!