Você sabe o que é SPED Fiscal? Quais são suas obrigações e vantagens?

Quando se é proprietário de uma empresa, manter-se em conformidade com as obrigações legais pode parecer uma tarefa complexa e exigente. Entretanto, o SPED Fiscal surge como um aliado poderoso, tornando esse processo mais rápido e acessível por meio da digitalização dos dados.

A Receita Federal, como órgão público, desempenha o papel crucial de coletar e validar as informações relacionadas ao ICMS e ao IPI fornecidas pelos contribuintes. O SPED Fiscal, ou Escrituração Fiscal Digital (EFD), entra em cena como o meio digital para registrar essas informações, simplificando o processo e eliminando a necessidade de documentos físicos.

Vamos explorar o que é o SPED Fiscal, sua estrutura e como sua implementação pode trazer benefícios significativos para a gestão fiscal da sua empresa.

O que é o SPED Fiscal?
O Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), também conhecido como Escrituração Fiscal Digital (EFD), é uma iniciativa do governo brasileiro que visa modernizar e simplificar a escrituração contábil e fiscal das empresas. Ele é composto por três pilares principais, cada um atendendo a propósitos específicos:

SPED ICMS (Escrituração Fiscal Digital):
Concentra-se na escrituração digital das informações fiscais relacionadas ao ICMS.
Exige o envio eletrônico de documentos fiscais e informações vinculadas a esse imposto.

SPED Fiscal (Documentos Fiscais Eletrônicos):
Requer o envio de documentos fiscais eletrônicos e informações relacionadas às operações de compra e venda. Inclui a escrituração de notas fiscais, apuração de impostos, documentos fiscais e outras obrigações fiscais.

SPED Contábil (Escrituração Contábil Digital):
Envolvendo a escrituração eletrônica da contabilidade.
Exige o envio de informações contábeis, como balanços e livros contábeis eletrônicos.

Quem é obrigado a entregar o SPED Fiscal?

No Brasil, a obrigatoriedade de entregar o SPED Fiscal abrange a maioria das empresas, sendo mandatório para diversas categorias, como empresas que realizam operações de compra e venda de mercadorias e serviços, independentemente do porte e da natureza jurídica. Contudo, Microempreendedores Individuais (MEI) e empresas optantes pelo Simples Nacional podem ser dispensados, desde que não realizem operações interestaduais com Substituição Tributária ou operações sujeitas à retenção de ICMS ou ISS.

Estrutura e informações enviadas pelo SPED Fiscal
O SPED Fiscal abrange informações cruciais para a gestão fiscal das empresas, incluindo:

1.Registros fiscais de entrada e saída, seja de mercadorias, transporte ou serviços com ICMS.
2.Apuração dos impostos das operações.
3.Cadastros de produtos, clientes e fornecedores.
4.Dados de produção, estoque e inventário.
5.Controle de Crédito de ICMS (CIAP).
6.Informações específicas, caso necessário.

Vantagens do SPED para as empresas
Desde sua implementação em 2007, o SPED Fiscal demonstrou significativa redução de problemas de inadimplência com o Imposto de Renda. Algumas vantagens notáveis do SPED para as empresas incluem:

Redução de papéis:
Elimina a necessidade de armazenamento e emissão de documentos em papel.
Contribui para práticas mais limpas, econômicas e sustentáveis.

Agilidade:
Simplifica o processo, eliminando a necessidade de deslocamento físico até a Receita Federal. Todo o procedimento pode ser concluído em até três horas.

Produtividade:
Padroniza informações, promovendo a integração eficiente entre os setores contábil e financeiro. Facilita o trabalho e aumenta a organização empresarial.

Redução de custos com armazenamento:
Elimina a necessidade de armazenar documentos físicos, graças à digitalização do processo. Todas as informações são automaticamente armazenadas em sistemas de nuvem.

Termos importantes para o SPED Fiscal

Bloco K:
É um registro contábil que integra o SPED Fiscal, coletando mensalmente dados de controle de produção e estoque, abrangendo saldo de estoque, consumo de insumos e insumos produzidos. Essencial para estabelecimentos industriais e serviços similares.

EFD-Reinf e eSocial:
A EFD-Reinf complementa o eSocial, unificando dados de retenções previdenciárias e informações tributárias. O eSocial Simplificado facilita a prestação de informações trabalhistas, fiscais e previdenciárias.

Cumprindo as Obrigações do SPED Fiscal
Para garantir o cumprimento das obrigações do SPED Fiscal, é fundamental seguir algumas boas práticas:

Identificação:
Determine quais informações fiscais e contábeis devem ser registradas no SPED Fiscal.

Software:
Utilize um software compatível com o SPED Fiscal para preparar os arquivos no formato exigido.

Registros:
Organize e registre todas as operações, notas fiscais, estoque, inventário e outros dados fiscais de acordo com a legislação vigente.

Validação:
Verifique se os registros estão corretos e consistentes.

Geração:
Produza os arquivos digitais no formato estipulado.

Assinatura Digital: Assine digitalmente os arquivos com um certificado digital válido.

Envio: Envie os arquivos ao órgão fiscal competente dentro dos prazos estabelecidos.

Armazenamento: Mantenha uma cópia dos arquivos e documentos por pelo menos cinco anos, conforme exigido por lei.

Perguntas frequentes sobre o SPED Fiscal
Quais os principais erros cometidos no envio do SPED Fiscal?
Os principais erros incluem subdeclaração de receitas, omissões, atrasos, inconsistências, classificações incorretas e registros inadequados, podendo resultar em penalidades fiscais.

Quanto tempo tenho para retificar o SPED Fiscal?
A retificação pode ser feita até o último dia útil do terceiro mês subsequente ao encerramento do período de apuração.

Tem multa SPED Fiscal?
Sim, o SPED Fiscal está sujeito a multas em caso de erros, omissões ou atrasos no envio.

O que deve ser declarado no SPED Fiscal?
O SPED Fiscal requer a declaração de informações fiscais, como notas fiscais, inventário, apuração de impostos e detalhes sobre operações comerciais.

Conclusão
O SPED Fiscal emerge como uma ferramenta essencial para simplificar e agilizar a prestação de informações fiscais à Receita Federal. Sua digitalização proporciona às empresas a redução de custos, ganhos em agilidade, aumento da produtividade e contribuição para um ambiente de negócios mais sustentável. Ao adotar práticas inteligentes e seguir as diretrizes do SPED, as empresas podem garantir a conformidade com as obrigações fiscais e otimizar sua gestão contábil.