O livro caixa é uma ferramenta para registrar todas as entradas e saídas de uma empresa. Seja em dinheiro, cheque, cartão, transferência… referentes a recebimentos de clientes ou pagamentos a fornecedores, funcionários e saídas em geral. Esses registros são apurados mensalmente, gerando o “saldo de caixas e bancos”, que é a soma dos recursos disponíveis da empresa.
Conforme o Art. 61 da Resolução nº 94/2011 do CGSN as empresas ME ou EPP optantes pelo Simples Nacional, deverão fazer a escrituração do Livro Caixa. A falta desses registros pode implicar em saldo incorreto das contas da empresa e no caso de uma fiscalização, a uma autuação poderá ser submetida.
O Livro Caixa deve registrar as operações em ordem cronológica de recebimento. Os valores recebidos de venda à vista, recebimento de boletos, cartões e até por meio de cheques, devem ser registrados na coluna de entradas do livro, na data da ocorrência. O saldo de caixa deve ser apurado diariamente, conforme a seguinte fórmula:
Saldo Anterior + Recebimentos – Pagamentos = Saldo Atual.
O saldo inicial para a escrituração do Livro Caixa, deve corresponder ao valor de numerário em poder da empresa, na data de 31/12 do ano anterior, somado ao saldo de bancos e aplicações financeiras dessa mesma data.
Um dos principais problemas na Escrituração do Livro Caixa é a falta dos registros de entradas no caixa. Todo recebimento, seja em dinheiro ou cheque, deve ser documentado, bem como as vendas registradas com a Nota Fiscal emitida. A falta desses documentos comprobatórios implica em “omissão receita”, o que sabemos pode trazer graves problemas para empresa.
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