A maior regra da escrituração feita nos livros contábeis consta que não deve haver intervalos em branco, entrelinhas, borrões, rasuras, emendas ou transportes para as margens. No entanto, ao desenvolver as atividades profissionais, o técnico ou contador pode cometer enganos durante o processo de escrituração, os erros mais comuns são:
– lançamento de valor incorreto;
– borrões ou rasuras na escrituração;
– espaço em branco;
– lançamentos em duplicidade de valor;
– inversão das contas;
– erro na redação de histórico;
Quando esses erros acontecem, eles devem ser declarados na escrituração mediante retificação através de estorno, lançamento retificativo, lançamento complementar, lançamento de transferência ou ressalva (por profissional qualificado).
Estorno
É utilizado quando ocorre duplicidade de um mesmo lançamento contábil ou por erro de lançamento da conta debitada ou da conta creditada na escrituração das entidades, fazendo um lançamento inverso àquele feito errado, anulando-o totalmente. A correção em caso de duplicidade é simples, deve-se efetuar apenas o estorno do lançamento feito a mais.
Lançamento retificativo
Serve para retificar as contas lançadas erradamente e para estornar parte do lançamento, corrigindo registros feitos por importância maior. Caso o valor seja lançado maior do que é, a correção pode ser feita estornando todo o lançamento e depois fazendo o lançamento no valor correto, ou então apenas estornando a diferença dos valores.
Lançamento complementar
Serve para complementar um lançamento feito de importância menor. No caso de o valor ser lançado menor do que é, a correção pode ser feita através do estorno total e posterior lançamento correto, ou do lançamento complementar apenas a diferença do valor lançado para o que de fato é correto.
Lançamento de transferência
Regulariza o lançamento da conta debitada ou creditada indevidamente, através da transposição do valor para a conta adequada.
Ressalva
Quando se tratar de um erro de redação observado antes mesmo do encerramento do respectivo lançamento, a retificação ocorre no próprio histórico. Ou seja, se o erro for verificado antes de se terminar de redigir o histórico do lançamento, basta utilizar alguma expressão do tipo: “digo”, “isto é”, “ou melhor”, “aliás”, “em tempo”, etc.
Borrões e rasuras
Se ocorrer borrões ou rasuras no livro contábil, deverá ser feita a ressalva relativa ao erro, datar e assinar na própria folha do livro, ao lado da rasura ou do borrão. Ressalvar significa ratificar, confirmar, a correção feita através da rasura ou dos borrões no lançamento. A ressalva deve ser feira pelo contador.
Saltos de linhas ou de páginas
Se houver, estas deverão ser preenchidas com traços horizontais, e com a devida ressalva, datada e assinada pelo contador. Em caso de saltos de páginas, estas devem ser preenchidas com um traço diagonal, e com a respectiva ressalva.
Omissão de lançamentos
A omissão se dá por esquecimento, por exemplo, o contador deixou de efetuar o registro de um fato, por qualquer motivo, passado algum tempo, ele verificou a omissão. Neste caso, a correção é simples, basta efetuar o registro do fato no dia em que se verificou a omissão, mencionando, no histórico, a data de sua efetiva ocorrência e o motivo do atraso.
Quando a omissão implica na falta de recolhimento de impostos, a empresa deverá providenciar os devidos recolhimentos, acrescidos os encargos correspondentes.
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