Quando pensamos na situação legal de uma empresa e nos custos que um processo trabalhista pode causar, é fácil perceber como os erros na folha de pagamento são problemáticos. Embora entender a seriedade da questão seja simples, o modo como a tarefa costuma ser encarada abre espaço para que diversas falhas ocorram enquanto ela é realizada. Uma situação desvantajosa para qualquer negócio.
Levando esses fatos em consideração, preparamos este conteúdo com o objetivo de reduzir o número de falhas na elaboração da folha de pagamentos. A seguir, você vai conhecer os principais erros que costumam ser cometidos durante o processo e descobrir como evitá-los. Confira!
Estimar de forma incorreta os rendimentos dos colaboradores
Os responsáveis pela folha de pagamento devem lidar com questões que vão além do salário e envolvem benefícios como o 13° salário, férias, bônus e outras premiações por desempenho. Se o valor avaliado para lidar com esses custos for superior ao apurado pelo setor de Recursos Humanos, a empresa pode se ver forçada a pegar um empréstimo para arcar com os compromissos.
Para evitar tal problema, faz-se necessário que os funcionários responsáveis pela tarefa analisem os números de forma atenta, sem deixar de considerar eventos futuros como possíveis mudanças de cargo e bonificações.
Não dar atenção às atualizações na legislação
O conjunto de leis que rege a atuação de empresas e sua relação com os colaboradores está sempre se atualizando. Cabe ao profissional do RH ficar atento a essas mudanças e implementar, nas empresas, as modificações necessárias para que se adequem a elas.
Deixar esse cuidado de lado abre espaço para processos por parte de colaboradores e até mesmo para sanções legais, que são aplicadas pelas instituições que regulam a CLT — Consolidação das Leis do Trabalho. Portanto, manter-se por dentro de atualizações na legislação trabalhista é fundamental para quem lida com a folha de pagamento.
Centralizar dados e informações
A criação da folha de pagamentos é feita com os dados dos funcionários da empresa. Se algum imprevisto ocorrer, danificando ou até mesmo destruindo esses dados, sua elaboração se torna inviável. Em uma situação como essa, a resolução do problema leva tempo, o que causa um grande número de transtornos, tanto para a empresa em questão quanto para seus colaboradores.
Um meio eficaz de proteger as informações de uma empresa é fazer uso dos serviços de armazenamento em nuvem. Ao utilizar um software integrado a um servidor externo, a empresa deixa de ter os custos de um servidor próprio e ainda passa a contar com os serviços de uma companhia especializada na tutela de dados.
Não evitar a falha humana
Um dos mais recorrentes erros na folha de pagamento está relacionado aos cálculos incorretos ou ao preenchimento de informações erradas no documento. Entre as causas dessa situação, podemos citar o grande número de dados com que o responsável pela folha de pagamentos precisa lidar, além da própria estrutura pouco eficiente das ainda muito utilizadas planilhas eletrônicas.
Mais uma vez, a tecnologia apresenta soluções para o problema. Por meio de um software contábil, o pessoal do RH tem a possibilidade de incluir dados em um sistema intuitivo, capaz de fazer os cálculos por conta própria e de apontar quando informações imprecisas forem incluídas no sistema.
Ao fazer uso de um software como esse, ou mesmo ao evitar as outras práticas citadas acima, o gestor de uma empresa tem a possibilidade de reduzir drasticamente a ocorrência de erros humanos em sua folha de pagamentos. Embora, à primeira vista, as soluções apresentadas aparentem ser simples, elas contam com elevado grau de eficácia e, quando devidamente aplicadas, apresentam excelentes resultados.
Ter o conhecimento sobre como evitar erros na folha de pagamento é importante, mas, para complementá-lo, é importante saber mais profundamente sobre esse documento contábil. Por isso, leia este artigo e descubra como elaborar corretamente a folha de pagamentos em sua empresa.